Ecovis unterschreibt elektronisch Keine Artikel in dieser Kategorie.

Ecovis unterschreibt elektronisch

Ecovis setzt auf Digitalisierung. Da gehört auch das medienbruchfreie Unterschreiben von Dokumenten dazu. Durch die in Kooperation mit der signotec GmbH entwickelte Lösung DIGISign wurde die Kanzlei fündig und nutzt diese digitale Form des Unterschriftenprozesses bald deutschlandweit. Wir haben Thomas Schnellhammer gefragt, wie seine Erfahrungen mit DIGISign sind.

Wie sind Sie auf das digitale Unterschriftenpad DIGISign aufmerksam geworden?

Wir haben es bei einer Veranstaltung zum ersten Mal gesehen. Da wurde die digitale Unterschrift per DIGISign vorgestellt.

Was waren die wichtigsten Gründe, weswegen Sie sich für den Einsatz von DIGISign in Ihrer Kanzlei entschieden haben?

Nach der flächendeckenden Einführung von DATEV DMS in unseren Kanzleien haben wir etwas gesucht, mit dem wir Dokumente ohne Medienbruch unterschreiben und dann unkompliziert in unsere digitalen Prozesse einbinden können.

Seit wann verwenden Sie DIGISign?

Wir haben im Mai 2019 mit einer zweistufigen Pilotierung begonnen. Zuerst haben wir die Hard- und Software in unserer IT-Umgebung technisch geprüft. Im zweiten Schritt haben unsere Pilotkanzleien DIGISign in der Kanzleipraxis getestet und die optimale Einbindung in die Kanzleiprozesse erarbeitet. Der Rollout für Ecovis Deutschland begann dann im Herbst letzten Jahres.

Könnten Sie bitte kurz den Ablauf beschreiben, wie vor der elektronischen Unterschrift mit DIGISign Dokumente signiert wurden?

Das Sekretariat hat Dokumente erstellt, zweifach ausgedruckt und dem Steuerberater in einer Unterschriftenmappe übergeben. Zusammen mit dem Mandanten hat der Steuerberater beide Exemplare unterschrieben. Ein Original behielt der Mandant, das zweite hat das Sekretariat gescannt, digital abgelegt und zusätzlich im Papierordner aufbewahrt. Ein Prozess, der Zeit und personellen Einsatz gekostet hat.

Welche Erleichterungen hat Ihre Kanzlei durch DIGISign? Was hat sich verändert?

Die Ausdrucke für die Unterschrift und die Papierablage brauchen wir nicht mehr. Auch das Einscannen der unterschriebenen Dokumente für die digitale Mandantenakte entfällt. Das Sekretariat gibt die vorbereiteten Dokumente per DATEV DMS direkt an den Berufsträger. Er unterschreibt elektronisch. Der Mandant bekommt das unterzeichnete Dokument elektronisch und medienbruchfrei, zum Beispiel per E-Mail oder DATEV Unternehmen online. Neu ist auch der Umgang mit dem Unterschriftenpad und der Software DIGISign.

Wie haben Ihre Kunden auf DIGISign reagiert?

Wir haben bisher positives Feedback bekommen, vor allem von Mandanten, die auch in ihrem Unternehmen bereits auf digitale Ablage und digitale Zusammenarbeit mit der Kanzlei umgestellt haben.

Wie sind die Rückmeldungen Ihrer Mitarbeiter auf die elektronische Unterschrift?

Das Feedback unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist ebenfalls positiv. Wir werden den Einsatz der Unterschriftenpads in unseren Kanzleien weiter ausbauen.

Was sind Ihrer Meinung nach die wichtigsten Vorteile von DIGISign?

Wir können alle zu unterschreibenden Dokumente im Vorfeld definieren und dann filtern. Die signierten Dokumente werden automatisch im DATEV DMS abgelegt und müssen nicht zwischengespeichert werden. Das Unterschriftenpad lässt sich auch problemlos in das DATEV Ökosystem und in den DATEV Arbeitsplatz integrieren.

DIGISign ist ein Schritt in Richtung digitale Kanzlei. Wie gehen Sie das Thema Digitalisierung in Ihrer Kanzlei generell an? Welche Maßnahmen haben Sie bereits umgesetzt, welche sind geplant?

Ecovis arbeitet fortlaufend daran, die Dienstleistungs- und Kanzleiprozesse effizient zu digitalisieren. Es ist uns auch wichtig, die papierlose Zusammenarbeit mit den Mandanten zu verbessern. Zudem möchten wir die vorhandenen digitalen Tools ausbauen und mehr nutzen. Wir informieren uns laufend über neue, digitale Lösungen und testen diese im Kanzleibetrieb. Ein weiterer Schwerpunkt ist der Aufbau von Wissen in der Kanzlei. Wir bieten Schulungen an und bauen unsere interne Wissensdatenbank kontinuierlich aus.

Was würden Sie (oder Ihre Kunden) sich wünschen, welche täglichen Handgriffe oder Abläufe in Ihrer Kanzlei sollten noch einfacher und schneller digital ablaufen?

Das ist je nach Digitalisierungsgrad unserer Kanzleien unterschiedlich. Ebenso unterschiedlich sind auch die Anforderungen an neue Lösungen. Im Vordergrund steht, dass sich die Tools intuitiv bedienen lassen. Die Hard- und Software sollte die effizienten und stabilen Prozesse in der Kanzlei und in Richtung Mandant fördern und unterstützen.

Wie sieht für Sie die Steuerberatungskanzlei der Zukunft aus? Was wird sich im Vergleich zu heute verändern?

Die Kanzlei- und Dienstleistungsprozesse werden zukünftig sicherlich noch weiter digitalisiert. Das wird Kanzleien und deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der täglichen Arbeit unterstützen, damit sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können. Die Digitalisierung ist für Kanzleien eine Chance. Sie können die Beratung der Mandanten ausbauen. Was in der Vergangenheit, heute und auch in Zukunft wichtig sein wird: relevante Themen erkennen und vorbereitet sein. Agilität wird stärker gefordert sein.

Würden Sie DIGISign weiterempfehlen?

Ja, auf jeden Fall!