Diese Erfahrung hat Gerhard Scharf, Geschäftsführer der Scharf Franz WirtschaftstreuhandgesmbH, gemacht.
Warum? Weil die Daten seiner Kanzlei jetzt sicher sind und er sich um keine Updates und Sicherungen mehr kümmern muss. DATEVasp hat ihm seine Sorgen abgenommen – und einen ruhigen Schlaf zurückgegeben.
Wie sind Sie auf DATEVasp gekommen und was sind die Vorteile?
Ich wollte DATEVasp schon lange für meine Kanzlei. Leider hatte ich das Problem, dass ich keine vernünftige Internetanbindung hatte. Ich wollte Glasfaser und es hat eine Zeit lang gedauert, dafür den richtigen Anbieter zu finden. Im Frühjahr 2019 war dann die passende Infrastruktur vorhanden und ich konnte DATEVasp installieren.
Die Datensicherheit ist für mich ein Hauptgrund, warum ich mich für DATEVasp entschieden habe. Ich habe früher alles selbst gesichert, tagsüber und am Abend. Ich hatte immer Angst, dass etwas passiert und wir zum Beispiel durch ein Gasgebrechen einige Wochen nicht ins Büro können. Mit DATEVasp habe ich diese Sorgen nicht mehr. Und auch kein Risiko mehr.
Ich habe das Projekt DATEVasp mit Unterstützung von Markus Heubeck umgesetzt. Ich habe gesagt, was ich mir erwarte und wir haben gemeinsam einen Weg gefunden. Ich habe mir auch eine 99%ige Ausfallsicherung erwartet, die habe ich dank der Server, die bei DATEV in Nürnberg stehen. Die Datensicherung für meine Kanzlei geht 365 Tage zurück, das heißt ich kann die Daten von vor einem Jahr jederzeit wiederherstellen.
Dank DATEVasp habe ich nicht nur eine sehr hohe Datensicherheit und Ausfallssicherheit, sondern auch die Gewissheit, mich nicht mehr um Updates kümmern zu müssen. Das wird alles durch DATEV gewissenhaft erledigt. Ich habe vor DATEVasp immer alle Updates selber installiert. Diese Zeit fehlte mir dann im Arbeitsalltag, Zeit, die ich sinnvoller und produktiver einsetzen hätte können. Ein mittelständisches Unternehmen wie ich es habe, kann keine eigene Person für die IT einstellen. Das wäre zu teuer und der Mitarbeiter nicht ausgelastet. In Österreich dafür einen Partner zu finden, ist schwer. Wenn ein Konzern das anbietet, dann nehme ich das Angebot gerne an, vor allem wo ich sowieso schon mit DATEV arbeite.
Welche Vorteile haben DATEV und DATEVasp Ihnen noch gebracht?
Ich habe meine Verwaltungskosten stark reduziert als ich DATEV bei mir in der Kanzlei eingeführt habe. Ich hatte die teuerste Ablage, die es gibt: die händische durch meine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Und ich musste dafür Überstunden zahlen, denn die Ablage konnte erst nach 17 Uhr erledigt werden.
Das Papier hat mich sowieso gestört. Es hat mich genervt, im Papier herumzukramen. Ich glaube ich war einer der ersten Steuerberater in Österreich, der Kontoblätter am Bildschirm hatte. Bei Bilanzbesprechungen habe ich auch keine Aktenstapel mehr herumliegen, sondern nur mehr meinen Laptop dabei. Dort finde ich alle Zahlen und Daten auf Knopfdruck. Das Papier ist jetzt im DMS. Dadurch wurde auch der Workflow stark vereinfacht. Alles was geht, wird per E-Mail verschickt und im selben Moment auch bei mir in der Kanzlei im DMS
abgelegt. Ich brauche heute rund 100.000 Blatt Papier im Jahr, dort wo der Klient eben noch eine Hardcopy haben will. Vor DATEV habe ich das 10fache an Papier pro Jahr verbraucht!
Und das Papier will noch kuvertiert und verschickt werden, plus Portokosten. Nicht nur die langfristige Einsparung von Papier ist ein wichtiger Faktor, sondern auch die Einsparung von Arbeitszeit für die Ablage und das Suchen von Dokumenten. Das sind langfristige Vorteile von DATEV, die man nicht unterschätzen darf.